Det finns två viktiga utgångspunkter man ha i åtanke när man arbetar med öppna data:

  1. Öppna data ska vara lätta att hitta
  2. Öppna data ska vara lätt att använda

För att göra det enkelt att hitta öppna data rekommenderar vi att varje offentlig organisation ska ha en webbsida som heter /psidata där all tillgänglig data för vidareutnyttjande samlas. I Naturvårdsverkets fall blir det till exempel http://naturvardsverket.se/psidata.

För att öppna data ska vara lätt att använda rekommenderar vi också att varje offentlig organisation utser en övergripande ansvarig för öppna data som vet vad öppna data är och som kan föra en diskussion om detta med vidareutnyttjare. Denna ansvarige ska anges på sidan /psidata.

Att organisera arbetet

Det finns två vanliga sätt att starta upp ett arbete kring öppna data i en organisation. Antingen sker det på eget initiativ av en enskild tjänsteman eller mindre del av organisationen eller så är det ett initiativ på central nivå. Oavsett utgångspunkt är rekommendationen att först genomföra ett eller ett par pilotprojekt för att lära sig mer om öppna data och vad det innebär för att sedan utöka arbetet.

Pilotprojekt

Det är bra att börja med ett eller några mindre pilotprojekt för att själva lära sig vad öppna data är och hur man gör för att skapa det. Det är ofta en bra idé att börja med datamängder som inte innehåller sekretess-, personuppgifter eller 3:e parts upphovsrätt (t.ex. en extern fotografs bilder) för att inte fastna i juridiska frågeställningar direkt. Att börja publicera öppna data i enkla format som excel eller csv är ofta också lämpligt för att med tiden bli mer avancerade. De erfarenheter som små pilotprojekt ger är värdefulla för det fortsatta arbetet.

Det är viktigt att tidigt blanda in den verksamhet som ”äger” informationen då det är de som kan göra bedömningarna som behövs för att den ska öppnas upp.

Mer organiserat

En god förankring hos ledning (även den politiska ledningen om organisationen är politiskt styrd) är viktigt för ett långsiktigt och uthålligt arbete för öppna data. Ledningen bör få information om öppna data och vilka möjligheter det skapar samt de politiska ambitioner som finns på EU- och nationell nivå för att sedan kunna ta ställning till hur den egna organisationen bör arbeta. För att skapa goda förutsättningar för arbetet bör det tas ett övergripande principbeslut om arbetet med öppna data. Detta beslut bör visa på inriktningen och målen för arbetet. Eftersom det pågår en snabb utveckling inom området bör dock beslutet inte ta ställning till sådant som arbetsformer, teknikval och liknande.

Det faktum att det är de som kan informationen bäst som kan bedöma förutsättningarna för att öppna upp den gör dock att arbetet inte kan ske enbart på central nivå. Den som är ansvarig för öppna data i en organisation kommer behöva ett nätverk som sprider sig nedåt i organisationen. Ett nätverk som kan driva det praktiska arbetet i vardagen.

Detta nätverk behöver oftast en god förståelse för öppna data och utbildningsbehovet är är ofta initialt stort och kan med fördel samordnas.

Öppna data för beslutsfattare  – guide från Internetstiftelsen (pdf)

Utse en ansvarig för öppna data

En av de viktigaste frågorna för den som vill använda öppna data är att det finns någon i organisationen att prata med om detta, någon som förstår vad öppna data är. Det ska alltså finnas en person som ansvarar för öppna data och de krav som ställs i och med PSI-lagen även om organisationen inte bestämt sig för att aktivt arbeta med öppna data. Det är ofta bra om personen är centralt placerad för att få det breda mandat som krävs. Namn och kontaktinformation till den ansvarige ska finnas på http://example.se/psidata

Det är viktigt att inse att arbetet med öppna data är verksamhetsutveckling inte en it-fråga. Det finns it-komponenter i arbetet med öppna data med det är inte det primära fokuset.

Personen som utses bör ha:

  • kunskap om organisationens processer
  • kunskap om organisationens informationsresurser
  • kunskap om hur information och processer kan beskrivas och klassas
  • förmåga att sätta sig in i tekniska frågor på ett övergripande plan
  • intresse för samverkan och utveckling

Om det inte redan finns framtaget bör den ansvariga ta fram och föreslå en ambition och en plan för arbetet med öppna data.

Det kan i en förlängning vara lämpligt att ha flera kontaktpersoner för olika områden som juridik, teknik och information och om det finns bör alla anges på /psidata.

Organisera er

När ett arbete för att skapa öppna data startar är det bra att samla alla intressenter för att skapa förståelse och delaktighet. Det finns ett antal frågor att ta upp:

  • Varför ska ni arbeta med öppna data?
  • Vilka datamängder kan öppnas upp?
  • Hur ska datamängderna öppnas upp?
  • Vem ska öppna upp datamängderna?

Beroende på acceptansen för frågan och mognaden i organisationen kan den första frågan kräva mer eller mindre fokus. Det kan vara så att ett första möte enbart ska fokusera på denna fråga för att skapa förutsättningar för ett fortsatt arbete.

Vilka som ska bjudas in till uppstartsmötet är beroende på fokuset ovan men följande kan vara lämpliga. Representanter från verksamheten som ansvarar för/äger datamängden, representanter från verksamheten som kan hämta data från systemet, webbredaktionen, informationsavdelningen, it-strategi samt eventuellt arkivarie.

Välj data att publicera

Följande frågor är relevanta när det gäller att prioritera mellan olika informationsresurser:

  • Vilken information efterfrågas av enskilda personer och företag? Undersök efterfrågan inom myndighetens verksamhetsområde. Undersök också erfarenheter från andra myndigheter som har liknande informationsresurser, både i Sverige och i andra länder.
  • Används informationen redan för myndighetens egna informationstjänster till medborgarna? I så fall är det troligt att andra också är intresserade av att vidareutnyttja informationen.
  • Vilket demokratiskt och ekonomiskt värde har informationen? Om myndigheten inte vet vad som faktiskt efterfrågas får man bedöma vilka informationsresurser som kan vara användbara för andra.
  • Hur mycket arbete krävs för att göra en viss informationsresurs tillgänglig? Vissa resurser innehåller många sekretessbelagda uppgifter eller personuppgifter, och det kan kräva ett omfattande manuellt granskningsarbete innan informationen kan bli tillgänglig. Då kan det vara bättre att prioritera andra informationsresurser.

Utgå från datamängder som är tillgängliga och strukturerade. PDF:er är ofta svåra att använda och är mindre lämpliga som öppna data. Databaser eller excel-ark är ofta strukturerade och enkla att vidareutnyttja.

Utgå från datamängder som knyter an till andra öppna datamängder. För regionala organisationer som kommuner, landsting och regioner bör man undersöka vad andra motsvarande organisationer på andra platser redan gjort och sedan följa i deras fotspår. Samverka med andra när det är möjligt.

Utse en funktion/person för öppna data

Utse en funktion/kontaktperson för öppna data.

Analysera de utvalda datamängderna

Genom att gå igenom nedanstående 5 punkter kan du avgöra om en informationsresurs är enkel att publicera som öppna data eller inte:

  1. Är informationsresursen fri från sekretessreglerade uppgifter?
  2. Är informationsresursen fri från personuppgifter eller bedöms tillgängliggörandet vara tillåtet enligt personuppgiftslagstiftningen?
  3. Är informationsresursen fri från upphovsrättsligt skyddade verk och andra prestationer som tredje man har rättigheterna till? Om inte, finns det stöd i upphovsrättslagen för tillgängliggörandet?
  4. Är informationsresursen fri från krav på avgifter?
  5. Ger informationsägaren sitt medgivande till publicering som öppna data?

Om svaret på frågorna är ”Ja” är informationsresursen lämplig att öppnas upp som öppna data och du kan publicera den i sitt nuvarande format (t.ex ett excel-ark) på din organisationens webbplats. Om svaret på någon fråga är ”Nej” krävs en djupare analys av möjligheterna.

Se vidare information I Juridik & rekommendationer.

Få fram data

Undersök möjligheterna till att exportera data från verksamhetssystem. Ett billigt och enkelt första steg är att rutinartat göra uttag i excel-format och publicera dessa som öppna data. Hur ofta uttag bör göras beror på hur tidskänslig informationen är. Väderdata kan vara väldigt tidskritiskt men en årsredovisning kanske inte är det på samma sätt.

Att ge vidareutnyttjaren tillgång till ett api för att programatiskt hämta ut information ur en datamängd ger ofta en god kvalitet och tillgänglighet men kan i vissa fall också vara kostnadsdrivande. Många moderna system har dock redan api:er och det är lämpligt att fråga leverantören om förutsättningarna för att skapa öppna data genom ett api.

Publicera öppna data

Börja med att publicera öppna data via organisationens webbplats i det vanliga systemet för att publicera webbsidor på http://example.se/psidata. Den som vill använda öppna data behöver kunna se vilken öppna data som finns tillgänglig från en organisation och för att göra detta så enkelt som möjligt ska alla använda samma url för detta. Denna url kan i sin tur skicka vidare besökaren till en annan sida (till exempel http://data.example.se/).

Förvalta öppna data

De publicerade datamängderna behöver förvaltas för att säkerställa att informationen alltid är aktuell och tillförlitlig. Bestäm hur ofta datamängden ska uppdateras och hur detta ska ske och vem som ansvarar för att det sker. Rekommendationen är att nuvarande systemförvaltare eller motsvarande tar förvaltningsansvaret. Det är lämpligt att utse en ägare för datamängden om det inte redan är gjort.

Nästa steg

Publicera en PSI-förteckning över myndighetens data för vidareutnyttjande.

Tillgängliggörande på begäran

En del användare vill ha information som inte finns tillgänglig på internet, och en myndighet måste kunna hantera en sådan begäran. Det är främst bestämmelserna kring allmänna handlingar som avgör om en myndighet behöver lämna ut informationen eller inte. Enligt de reglerna är det inte självklart att medborgare har rätt att få ut handlingar i elektronisk form (se avsnitt 3.3 och 5.2). Om det är lämpligt får myndigheten dock lämna ut informationen på detta sätt, förutsatt att det inte bryter mot personuppgiftslagen eller andra regler.

När någon begär att få ut data rekommenderar E-delegationen att allmänna handlingar ska lämnas ut i elektronisk form – om t.ex. personuppgiftslagen tillåter det.

En myndighet kan ibland ställa upp vissa villkor för vidareutnyttjandet, t.ex. kräva en avgift. Detta beror på om begäran gäller en allmän handling som användaren har rätt att ta del av eller inte.