Många handlingar kan tillgängliggöras utan problem eftersom de inte omfattas upphovsrättsligt skydd, t.ex. för att de inte är originella eller för att handlingen inte omfattas av upphovsrätten enligt 9 § upphovsrättslagen. Det kan exempelvis gälla föreskrifter och beslut. Detsamma gäller handlingar som innehåller upphovsrättsligt skyddade verk eller andra prestationer, så länge det är staten eller en kommun som har upphovsrätten. Det kan exempelvis gälla databaser som skapats i den löpande verksamheten.

En del handlingar innehåller texter, bilder etc. som en annan part har upphovsrätten till. För att en myndighet ska få göra sådana verk tillgängliga (på annat sätt än genom utlämnanden
av allmän handling enligt TF) krävs det antingen (1) att en inskränkning i upphovsrättslagen, främst någon av de särskilda bestämmelserna om allmänna handlingar, är tillämplig eller (2) att det finns ett avtal med rättighetsinnehavaren.

  1. Huvudregeln är att en myndighet får återge inkommande allmänna handlingar, även om de innehåller tredje mans skyddade verk (26 §). Därmed får en myndighet t.ex. lämna ut verk som ingår i korrespondensen med enskilda personer (se dock kraven på återgivandet i upphovsrätten).
  2. I vissa fall krävs ett tillstånd från den som innehar rättigheterna. Ofta är det dock tidskrävande och besvärligt att inhämta sådana tillstånd i samband med själva tillgängliggörandet.  Det bästa är därför att myndigheten inför framtiden upprättar tydliga uppdrags- och anställningsavtal som tillåter att nya verk får göras tillgängliga för vidareutnyttjande. Detta kan t.ex. åstadkommas genom krav på att levererat material ska få utnyttjas enligt fria licenser av typen Creative Commons.

Oftast har anställda som arbetar med traditionellt myndighetsarbete, såsom ärendehandläggning och informationsverksamhet, ingen rätt att hindra vidareutnyttjandet av de handlingar som de skapar. De har uttryckligen eller underförstått överlåtit sin upphovsrätt till arbetsgivaren. Beträffande mer konstnärliga prestationer, t ex målningar, kan upphovsmannen emellertid ha kvar rätten att bestämma om tillgängliggörandet och vidareutnyttjandet, om det inte finns något uttryckligt avtal om saken.

När det gäller databaser som har skapats hos myndigheten är det oftast uppenbart att myndigheten har ett eventuellt databasskydd. Alltså finns det inget i upphovsrättslagstiftningen som hindrar att uppgifter från databasen görs tillgänglig för vidareutnyttjande.

Det är klokt att prioritera informationsresurser med följande innehåll:

  • handlingar som inte omfattas av upphovsrätt
  • handlingar där det är uppenbart att staten eller en kommun har upphovsrätten eller åtminstone enligt avtal har förvärvat rätten att tillgängliggöra för vidareutnyttjande.
  • handlingar som får återges enligt reglerna om allmänna handlingar