Vägledningen har två huvudsakliga rekommendationer när det gäller tillgängliggörande av offentlig information, huvudalternativet som innebär tillgängliggörande på webben och andrahandsalternativet som innebär elektroniskt utlämnande på begäran. I detta kapitel beskriver vi en myndighets skyldigheter när det gäller en begäran om utlämnade av handlingar, och vilka villkor som en myndighet får uppställa för att sådana handlingar ska få vidareutnyttjas. Avsnittet presenterar sålunda en myndighets ”minimiåtagande” .

När det gäller en begäran om att ta del av en allmän handling finns villkoren för utlämnande i 2 kap. TF, offentlighets- och sekretesslagen och avgiftsförordningen. En myndighet kan inte ställa upp villkor för vidareutnyttjandet för att lämna ut icke sekretessbelagda uppgifter. Eventuella villkor för vidareutnyttjandet brukar handla om att staten eller en kommun har upphovsrätten till verk som ingår i de utlämnade handlingarna, och de villkoren måste hanteras separat, t.ex. i samband med att en begäran om vidareutnyttjande framställs.

Utskriftsundantaget gör att utlämnande enligt 2 kap TF ofta är en mindre attraktiv väg för den som vill vidareutnyttja offentlig information. Avsnitter visar endast hur rätten att ta del av en allmän handling förhåller sig till vidareutnyttjande av myndighetsinformation. Framställningen är därför kortfattad.

Utlämnande av allmän handling

Vad som utgör en allmän handling har framgått av ”Regler om att lämna ut information”. En allmän handling, som får lämnas ut enligt offentlighets- och sekretesslagen, ska på begäran finnas tillgänglig i myndighetens lokaler – genast eller så snart det är möjligt, och utan avgift. En vidareutnyttjande får då skanna eller på något annat sätt avbilda handlingen (TF 2:12). Den som i stället önskar en kopia eller en utskrift har rätt att ta del av handlingen på detta sätt, och myndigheten har då rätt att ta ut en avgift. En begäran om kopia av en allmän handling ska behandlas skyndsamt (TF 2:13).

En myndighet får enligt TF 2:14 tredje stycket inte undersöka identiteten på den som begär att få ta del av en allmän handling eller dennes syfte med begäran – i alla fall inte mer än vad som krävs för att kunna bedöma om sekretess föreligger. Det innebär t.ex. att en myndighet ska lämna ut icke sekretessreglerade uppgifter utan att undersöka om syftet med utlämnandet är kommersiell vidareutnyttjande.

Dataskyddsförordningen eller särskilda registerförfattningar begränsar inte utlämnandet av allmän handling enligt TF.

Om en begäran om att ta del av en allmän handling avser en stor mängd personuppgifter eller personuppgifter i selekterad form finns det dock  anledning för en myndighet att undersöka om bestämmelsen i 21 kap. 7 § sekretesslagen är tillämplig.

Enligt denna bestämmelse gäller sekretess för personuppgifter om det kan antas att mottagarens behandling av dessa uppgifter skulle strida mot personuppgiftslagen. Sekretessen gäller därmed inte om mottagarens behandling inte omfattas av personuppgiftslagen, t.ex. för att den är undantagen enligt 1 kap 7 § dataskyddslagen.

Sekretess enligt denna bestämmelse gäller inte heller om mottagarens behandling kan antas uppfylla dataskyddsförordningens materiella regler. I denna situation är det mottagarens behandling som ska prövas mot dataskyddslagstiftningen, inte myndighetens utlämnade.

Upphovsrätten begränsar inte rätten att ta del av en allmän handling (jfr dock 31 kap. 23 § offentlighets- och sekretesslagen).

En myndighet som lämnar ut allmänna handlingar får inte uppställa några begränsningar för vidareutnyttjandet som saknar stöd i offentlighets- och sekretesslagen. En myndighet kan alltså inte kräva att mottagaren ska acceptera vissa villkor för vidareutnyttjandet som ett villkor för att få ta del av handlingen.

Regler om att lämna ut information (2 kap TF m.m) 

Den grundlagsskyddade rätten att ta del av allmänna handlingar regleras i  2 kap. Tryckfrihetsförodningen. När det gäller den övriga informationsverksamheten kan en myndighet däremot relativt fritt bedöma vilken omfattning på verksamheten som är rimlig, t.ex. med tanke på myndighetens uppgifter, typen av informationsresurser, efterfrågan på information och kostnader.

Om avgifter

  • Myndigheter har inte rätt att ta ut någon avgift för att tillhandahålla en handling i sina lokaler.
  • Avgifterna för papperskopior eller utskrifter av allmän handling regleras i detalj i avgiftsförordningen (15–24 §) och är obligatoriska.