Vad som utgör en allmän handling har framgått av ”Regler om att lämna ut information”. En allmän handling, som får lämnas ut enligt offentlighets- och sekretesslagen, ska på begäran finnas tillgänglig i myndighetens lokaler – genast eller så snart det är möjligt, och utan avgift. En återanvändare får då skanna eller på något annat sätt avbilda handlingen (TF 2:12). Den som i stället önskar en kopia eller en utskrift har rätt att ta del av handlingen på detta sätt, och myndigheten har då rätt att ta ut en avgift. En begäran om kopia av en allmän handling ska behandlas skyndsamt (TF 2:13).

En myndighet får enligt TF 2:14 tredje stycket inte undersöka identiteten på den som begär att få ta del av en allmän handling eller dennes syfte med begäran – i alla fall inte mer än vad som krävs för att kunna bedöma om sekretess föreligger. Det innebär t.ex. att en myndighet ska lämna ut icke sekretessreglerade uppgifter utan att undersöka om syftet med utlämnandet är kommersiell vidareutnyttjande.

En begäran om att ta del av en allmän handling kan avse en stor mängd personuppgifter eller personuppgifter i selekterad form, och då finns det många gånger anledning för myndigheten att undersöka om den omfattas av sekretess enligt 21 kap. 7 § sekretesslagen. Enligt denna bestämmelse gäller sekretess för personuppgifter om det kan antas att mottagarens behandling av dessa uppgifter skulle strida mot personuppgiftslagen. Sekretessen gäller därmed inte om mottagarens behandling inte omfattas av personuppgiftslagen, t.ex. för att den är undantagen enligt 7 § PUL. Detsamma gäller kanske om mottagarens behandling kan antas uppfylla lagens materiella regler, dvs. antingen missbruksregeln eller hanteringsreglerna. I denna situation är det mottagarens behandling som ska prövas mot personuppgiftslagens regler, inte myndighetens utlämnade.

Upphovsrätten begränsar inte rätten att ta del av en allmän handling (jfr dock 31 kap. 23 § offentlighets- och sekretesslagen). Personuppgiftslagen eller särskilda registerförfattningar begränsar inte heller utlämnandet av det som enligt TF är en allmän handling.

En myndighet som lämnar ut allmänna handlingar får inte uppställa några begränsningar för vidareutnyttjandet som saknar stöd i offentlighets- och sekretesslagen. En myndighet kan alltså inte kräva att mottagaren ska acceptera vissa villkor för vidareutnyttjandet som ett villkor för att få ta del av handlingen.