PSI-lagen reglerar inte själva utlämnandet av handlingar, men en myndighet kan vara skyldig att på begäran lämna ut en allmän handling enligt 2 kap. tryckfrihetsförordningen (TF). De flesta vidareutnyttjare vill ha information i elektronisk form, och det utlämnandet ingår ofta i myndighetens uppgifter enligt t.ex. en förordning eller ett regleringsbrev. Information kan dessutom göras tillgänglig inom ramen för myndighetens allmänna serviceverksamhet (enligt t.ex. förvaltningslagen 2017:900).

Kort om handlingsoffentligheten

Den grundlagsskyddade rätten att ta del av allmänna handlingar regleras i  2 kap. TF (se nedan). När det gäller den övriga informationsverksamheten kan en myndighet däremot relativt fritt bedöma vilken omfattning på verksamheten som är rimlig, t.ex. med tanke på myndighetens uppgifter, typen av informationsresurser, efterfrågan på information och kostnader.

Rätten att ta del av en allmän handling omfattar både ”färdiga handlingar” (t.ex. protokoll eller domar) och vissa sammanställningar av information (t.ex. utdrag ur databaser) som myndigheten kan göra med rutinbetonade åtgärder. En handling anses vara allmän om den förvaras hos en myndighet och antingen har inkommit till eller upprättats hos denna myndighet. Elektroniskt lagrad information anses som huvudregel vara förvarad hos en myndighet om myndigheten har den utrustning som krävs för att använda den (TF 2:3). Vissa typer av handlingar, t.ex. säkerhetskopior och handlingar som ingår i ett bibliotek, undantas uttryckligen från begreppet allmän handling (TF 2:10–11).

I allmänna handlingar ingår ibland uppgifter som är sekretessreglerade enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Bestämmelserna om sekretess begränsar både utlämnandet av uppgifter enligt 2 kap. TF och myndighetens tillgängliggörande av information på eget initiativ, t.ex. på sin webbplats.

Vidareutnyttjande av allmänna handlingar

Utgångspunkten är att handlingar som har lämnats ut med stöd av 2 kap. TF får vidareutnyttjas fritt. En myndighet får inte uppställa villkor för utlämnandet utan att det har uttryckligt stöd i offentlighets- och sekretesslagen. Enligt denna lag kan sekretessbelagda uppgifter i viss utsträckning lämnas ut med förbehåll, t.ex. förbud mot att sprida dem vidare. Om det är känt att efterfrågade uppgifter ska spridas vidare är det emellertid knappast möjligt att lämna ut uppgifterna med förbehåll.

Regler om dataskydd (personuppgiftsbehandling), regler om upphovsrätt,  kan i vissa fall begränsa mottagarens
möjlighet att vidareutnyttja en allmän handling.
Denna vägledning vänder sig till myndigheter
behandlar den inte mottagarens rättsliga möjligheter att utnyttja t.ex.
personuppgifter eller upphovsrättsligt skyddade prestationer, utan endast
myndigheters möjligheter att uppställa villkor för sådant vidareutnyttjande.

Regler om dataskydd och upphovsrätt kan inte direkt åberopas för att begränsa utlämnandet enligt 2kap. TF. Däremot omfattas personuppgifter enligt 21 kap. 7 § offentlighets- och sekretesslagen av sekretess om det kan antas att mottagaren kommer att behandla uppgifterna i strid med EU:s dataskyddsförordning.

Utlämnande av allmänna handlingar i elektronisk form

De praktiska förutsättningarna för vidareutnyttjande påverkas av det s.k. utskriftsundantaget (TF 2:13). De flesta myndigheter är inte skyldiga att lämna ut allmänna handlingar i elektronisk form. Enligt TF måste en myndighet inte heller aktivt publicera handlingar på sin webbplats eller ge enskilda vidareutnyttjare direktåtkomst till databaser med offentlig information. Däremot har myndigheter en allmän serviceskyldighet att ge medborgarna vägledning och att kunna kommunicera på ett smidigt och enkelt sätt (6 § förvaltningslagen).

En myndighet kan välja att lämna ut en allmän handling i elektronisk form. Om det är lämpligt får en handling skickas med elektronisk post eller på annat sätt tillhandahållas i elektronisk form, enligt 10 § förordningen (2003:234) om tiden för tillhandahållande av domar och beslut, m.m. När en myndighet lämnar ut information på detta sätt måste den se till att utlämnandet är förenligt med dataskyddslagstiftningen och upphovsrättslagen. Rent praktiskt innebär detta t.ex. att personuppgifter bara kan lämnas ut i elektronisk form om det finns rättsligt stöd för utlämnandet i EU:s dataskyddsförordning eller i en s.k. registerförfattning. De närmare förutsättningarna för ett sådant utlämnande analyseras i huvudalternativet och andrahandsalternativet.

Efter det att PSI-direktivet ändrats (2013/37/EU) är det inte lika självklart att rätten att ta del av allmänna handlingar i elektronisk form är begränsad på det sätt som har beskrivits. I den nya artikel 5.1 anges bl.a. att myndigheter ska göra sina handlingar tillgängliga ”i alla befintliga format”. Detta skulle kunna tolkas som att en svensk myndighet är skyldig att lämna ut en befintlig elektronisk kopia av en offentlig handling – åtminstone om denna inte innehåller personuppgifter. Den svenska regeringen pekar emellertid på att artikel 1.3 anger att direktivet inte påverkar ”tillämpningen av medlemsstaternas bestämmelser om tillgång” och att någon skyldighet att ändra utskriftsundantaget därför inte föreligger. Det kan dock diskuteras om utskriftsundantaget i direktivets mening ska ses som en bestämmelse om tillgång. Varför regleras i sådana fall överhuvudtaget formatet i artikel 5? Innan en rättslig prövning har skett får det konstateras att rättsläget på denna punkt är osäkert.

Andra regler om utlämnande av information

När myndigheter lämnar ut information i elektronisk form sker det alltså med stöd av andra regler än de som finns i TF. Enligt specialförfattningar måste vissa utpekade myndigheter göra viss information tillgänglig genom informationstjänster på nätet. Exempelvis finns det bestämmelser som anger att information om bolag, immateriella rättigheter och geografisk miljöinformation i viss omfattning ska göras tillgänglig på detta sätt (se t.ex. 4 kap. förordningen (2010:1770) om geografisk miljöinformation).

Många myndigheter har därutöver ett mer vagt utformat uppdrag att sprida information inom sitt verksamhetsområde, enligt sin författningsreglering eller sitt regleringsbrev. Ett sådant uppdrag ger normalt myndigheten relativt stor frihet att bestämma exakt vilken information som ska tillgängliggöras och på vilket sätt. Den allmänna serviceskyldigheten enligt förvaltningslagen kan också tala för att myndigheter ska tillhandahålla information i elektronisk form. Det gäller särskilt på områden där medborgarna tydligt efterfrågar information.

En myndighet måste alltid, med utgångspunkt i sitt uppdrag, ta ställning till hur omfattande informationsverksamheten ska vara, dvs. i praktiken hur stora resurser som kan läggas på att just tillgängliggöra information. Vid en sådan bedömning är det relevanta att beakta om man tar ut avgifter för informationsverksamheten eller använder sitt allmänna anslag.