>> Vi behöver din feedback på hur öppnadata.se ska bli bättre, klicka här! <<

Utlämnande i elektronisk form på begäran – andrahandsalternativet

All information för vidareutnyttjande kan kanske inte finnas tillgänglig på internet. I andra hand ska myndigheten i stället göra en tydlig förteckning över sina informationsresurser och vara så tillmötesgående som möjligt när någon begär att få information i elektronisk form.

En del information får inte lämnas ut på nätet eller på begäran. En myndighet får inte använda orimligt stora andelar av sitt anslag för just informationsverksamheten. Gränserna beror bl.a. på myndighetens uppgifter, behovet av information på det aktuella området etc. Vissa myndigheter har en omfattande informationsverksamhet och för att kunna fortsätta med den kan de behöva ta ut avgifter enligt de regler som finns.

All myndighetsinformation kommer inte att finnas tillgänglig för vidareutnyttjande på internet, och därför måste en myndighet även kunna hantera en begäran om att få vidareutnyttja annan information. Enligt PSI-lagen måste en begäran om vidareutnyttjande hanteras på ett visst sätt och det finns regler kring de villkor som får uppställas.

För att kunna vidareutnyttja de flesta handlingar måste vidareutnyttjaren få tillgång till informationen i elektronisk form. Det finns dock ingen generell rätt att få informationen i just elektrisk form.

Om informationen redan finns elektroniskt rekommenderas dock att en vidareutnyttjare också ska få den i elektronisk form, på begäran – förutsatt att det är tillåtet enligt t.ex. personuppgiftslagstiftningen. Ofta anses sådant utlämnande vara en del av myndighetens serviceverksamhet. På sidan om minimialternativet framgår vad som gäller när utlämnandet sker med stöd av 2 kap. TF.

Om en myndighet på begäran lämnar ut vissa handlingar i elektronisk form måste den göra likadant för andra jämförbara kategorier av vidareutnyttjande (8 § PSI-lagen). Myndigheten måste alltså lämna ut samma handlingar i elektronisk form till andra vidareutnyttjare som begär att få dem, om syftet är ungefär detsamma.

En begäran om information i elektronisk form leder i stort sett till samma rättsliga frågor som vid tillgängliggörande på nätet. Det finns dock en del andra bedömningar, t.ex. enligt dataskyddslagstiftningen. En del frågor är också främst aktuella när det gäller utlämnande på begäran, t.ex. möjligheten att ta ut en avgift. Reglerna om avgifter och övriga villkor som redovisas här gäller dock också när information görs öppet tillgänglig på internet.

Behandling av en ansökan om vidareutnyttjande

En begäran om att få vidareutnyttja handlingar är ofta intimt förknippad med en begäran om att få tillgång till viss information (i elektronisk form). Ibland är det oklart om en ansökan också utgör en begäran att ta del av allmän handling, men då ska den behandlas som en sådan begäran. Det innebär att bestämmelserna enligt minimialternativet blir tillämpliga.

Ofta behövs inget tillstånd från myndigheten för att vidareutnyttja myndighetshandlingar. En begäran om vidareutnyttjande ska i sådana fall ses som en begäran om att få tillgång till den aktuella informationen inom ramen för myndighetens serviceverksamhet. Utan stöd i upphovsrättslagen eller dataskyddslagstiftningen ska myndigheten inte försöka att begränsa vidareutnyttjandet som ett villkor för att lämna ut informationen.

En begäran om vidareutnyttjande ska handläggas enligt förvaltningslagen (12 § PSI-lagen). En sådan ansökan ska enligt 13 § PSI-lagenbehandlas skyndsamt. Vad det innebär i praktiken beror på förutsättningarna i det enskilda fallet, t.ex. typen av information eller behovet av att bearbeta informationen. Det kan vara komplicerat att behandla en begäran om vidareutnyttjande, men arbetet ska börja direkt och genomföras utan avbrott (prop. 2009/10:175 s. 180).

En myndighet ska på begäran lämna ett skriftligt beslut, om
vidareutnyttjandet har förenats med villkor eller om en begäran om vidareutnyttjande har avslagits. Sådana beslut ska innehålla de skäl som har bestämt utgången i ärendet (14 §).

I vissa fall måste myndigheten avslå en begäran på grund av att vidareutnyttjandet skulle bryta mot upphovsrättslagen, och då ska myndigheten i beslutet ange vem som är rättsinnehavare, om denne är känd, eller vilken licensgivare som myndigheten har fått informationen från. Denna informationsskyldighet gäller dock inte för arkiv, bibliotek och museer (14 §).

Vilken information kan inte lämnas ut?

Möjligheterna att lämna ut information i elektronisk form beror rent allmänt på myndighetens uppdrag och generella serviceverksamhet. Utlämnandet av viss information begränsas av bestämmelser i offentlighets- och sekretesslagen, dataskyddslagstiftningen och upphovsrättslagen. En informationsresurs ska i princip bedömas på samma sätt oavsett om det gäller en begäran om information eller tillgängliggörande på internet.

Bedömningen enligt dataskyddslagstiftningen kan emellertid i praktiken bli något annorlunda när det gäller ett utlämnande på begäran. När informationen lämnas direkt till en viss aktör är ändamålet ofta tydligare och mer avgränsat, och då kan det vara lättare att se om kravet på ändamålskoppling är uppfyllt. Myndigheten måste dock i varje enskilt fall bedöma om syftet stämmer med anledningen till att uppgifterna samlades in. För att personuppgifterna ska få lämnas ut krävs – som nämnts – också att det kan anses vara nödvändigt för att fullgöra en uppgift av allmän intresse.

I vissa fall finns en särskild registerförfattning som reglerar om personuppgifter får göras tillgängliga, och då blir bedömningen också något annorlunda. Ett utlämnande av data på begäran i elektronisk form kallas i många registerförfattningar för ”utlämnande på medium för automatiserad behandling”. Förutsättningar för utlämnande i denna form är ofta något större än vad som gäller för ”direktåtkomst”, t.ex. tillgängliggörande på nätet.

Den som får en begäran om utlämnande av personuppgifter bör även uppmärksamma bestämmelsen i 21 kap. 7 § offentlighets- och sekretesslagen. Sekretess gäller för personuppgifter om man kan anta att mottagaren ska behandla dem på ett sätt som strider mot dataskyddsförordningen. Denna bestämmelse beskriver vi närmare på sidan om utlämnande av allmän handling.