Myndigheter rekommenderas undvika att ta ut avgifter när de lämnar ut information i elektronisk form och när de låter andra vidareutnyttja sådan information. Detta gäller framför allt när informationen är lätt att ta fram och distribuera. Myndigheten bör inte heller ta betalt när den potentiella avgiften ligger i nivå med eller understiger kostnaden för att hantera avgiftsuttaget (jfr prop. 2014/15:79 s. 26).

Vissa statliga myndigheter ska dock ta ut avgifter enligt sina myndighetsinstruktioner och regleringsbrev. Exempelvis har Lantmäteriet, Bolagsverket m.fl. särskilda regler om avgiftsuttag, och avgifterna är en betydande del av dessa myndigheters finansiering.

Ett beslut att inte ta ut avgifter kan också göra att myndigheten måste begränsa sin informationsverksamhet. En myndighet måste nämligen bedöma hur stor andel av anslaget som kan användas till sådan verksamhet.

Enligt 7 § PSI-lagen får eventuella avgifter inte överstiga kostnaderna för att reproducera, tillhandahålla och sprida handlingarna (marginalkostnaden). Såväl avgifter för själva utlämnandet som eventuella licensavgifter och andra avgifter för vidareutnyttjandet ska räknas samman. Avgiften ska vara baserad på kostnaden för enskilda vidareutnyttjandet. PSI-direktivet utgår också från att avgifterna i samtliga fall ska fastställas i förväg. Myndigheten måste därför uppskatta de totala kostnaderna för tjänsten och den totala användningen under en lämplig redovisningsperiod för att kunna fastställa avgiften.  Myndigheters kostnader för att samla in handlingarna eller förvalta system där de förvaras är exempel på kostnader som inte får beaktas vid avgiftsuttaget.

Det finns två undantag från PSI-lagens marginalkostnadsprincip. För det första får en myndighet som är skyldig att ta ut avgifter vid vidareutnyttjande av handlingar för att täcka en väsentlig del av kostnaderna för sin verksamhet tillämpa principen om full kostnadstäckning. Det innebär att dessa myndigheter enligt PSI-lagen inte får ta ut högre avgifter än som täcker de samlade kostnaderna för att samla in, framställa, reproducera och sprida handlingarna och som ger en rimlig avkastning på investeringar. För det andra får arkiv, bibliotek och museer alltid tillämpa denna princip om full kostnadstäckning.

PSI-lagen sätter ett tak för vad som är ett tillåtet avgiftsuttag, men ger i sig inte någon rätt att ta ut avgift. Avgiftsuttag måste alltid ha stöd i annan författning.

Statliga myndigheter kan i viss utsträckning ta ut avgifter när de lämnar ut data elektroniskt och tillåter vidareutnyttjande (4 § punkt 8 avgiftsförordningen). Om regeringen inte har bestämt något annat får myndigheten i dessa fall själv bestämma storleken på avgifterna – upp till den gräns som PSI-lagen sätter.

Riksdagen har beslutat om en enhetlig princip för prissättning av de uppgifter som myndigheter lämnar ut i elektronisk form (prop. 1997/98:136, bet. 1997/98:KU 31, rskr.1997/98:294). Principen innebär att avgifter som tas ut med stöd av 4 § punkt 8 avgiftsförordningen inte får överstiga kostnaden för att ta fram och distribuera uppgifterna. I den ingår alla kostnader för att hantera beställningen, dvs. lönekostnader för t.ex. programmering, bearbetning, sekretessbedömning och debitering samt material- och distributionskostnader. Om informationen redan används i myndighetens basverksamhet ska avgiften inte täcka den verksamhetens andel av kostnaderna.

Med basverksamhet menas myndighetens åtaganden i instruktioner eller andra författningar.

Det är främst följande kostnader man får ta hänsyn till när det gäller att sätta ett pris på information i elektronisk form (enligt Ekonomistyrningsverket):

  • kostnad för den tid det tar att utföra beställningen – personalkostnader med ett pålägg för att täcka en skälig andel av gemensamma kostnader för t.ex. ledning, personalfunktion och lokaler
  • direkta materialkostnader
  • distributions- eller kommunikationskostnader
  • kostnad för debitering.

När myndigheten har kommit fram till vilka kostnader som avgiften ska täcka är det dags att överväga en lämplig priskonstruktion. Denna priskonstruktion bör vara enkel, enhetlig och lättöverskådlig för användaren. Den som vill ta del av myndighetens informationsresurser ska i förväg kunna få besked om, eller själv kunna räkna ut, vad han eller hon kommer att få betala.

I vissa fall är det troligt att fler än en beställare kommer att efterfråga informationen. I så fall bör engångskostnaderna, t.ex. för programmering, fördelas på det förväntade antalet beställare. Avgifterna blir alltså högre om myndigheten räknar med att några få beställare ska dela på kostnaderna. Det innebär i sin tur att avgiftsnivån kan avskräcka ett antal intresserade köpare.

Priset kan beräknas genom att myndighetens timkostnad eller motsvarande multipliceras med antalet arbetstimmar som beställningen orsakar, eventuellt med tillägg av kostnader för material, distribution m.m.

Om viss information efterfrågas löpande och frekvent bör man överväga att ta ut en fast avgift som är enkel att administrera och kan uppfattas som tydlig av beställaren. Ett fast pris baseras på en genomsnittlig kostnad för att ta fram och distribuera informationen. En sådan styckkostnad kan beräknas genom att ta den totala kostnaden för att tillgodose efterfrågan på en viss information och dividera den med en förväntad volym. Se också Ekonomistyrningsverkets publikation Sätt rätt pris! (ESV 2001:11).

Avgifterna får inte vara diskriminerande för jämförbara kategorier av vidareutnyttjande (8 § PSI-lagen), men en myndighet får alltså ta ut olika priser för olika kategorier av vidareutnyttjande. Om kostnaderna för själva utlämnandet är desamma bör dock myndigheten ta ut samma avgift oavsett vad informationen ska användas till (enligt Ekonomistyrningsverket). En myndighet bör därför kunna motivera hur den har tolkat ”jämförbara kategorier av vidareutnyttjande” i sin verksamhet.

En del myndigheter säljer både grundinformation och förädlad information, och då är det viktigt att ha samma principer för prissättningen, både när man interndebiterar för informationen inom myndigheten och när man säljer samma information till externa återanvändare (jfr 9 § PSI-lagen).

Försäljning enligt 4 § avgiftsförordningen är normalt momspliktig. Moms ska dock inte tas ut om varan eller tjänsten är undantagen från skatteplikt enligt mervärdesskattelagen (1994:200) eller vid försäljning mellan statliga myndigheter.

Oftast är det myndighetens chef som beslutar om en prislista eller motsvarande. Med utgångspunkt i prislistan etc. beräknas sedan hur mycket beställaren ska betala i det aktuella fallet.

Det är viktigt att myndigheten tydligt anger vad som är tillgängligt utan avgift och vad som är avgiftsbelagt. Detta bör ske i den förteckning över informationsresurser som myndigheten ska hålla tillgänglig på sin webbplats. Det är inte nödvändigt att ange exakta belopp, men beräkningsgrund för avgifter samt andra eventuella villkor för vidareutnyttjandet måste framgå (11 § andra stycket PSI-lagen).

Dessa regler om avgiftsuttag gäller statliga myndigheter.

Kommuner och landsting får enligt 2 kap. 5 § kommunallagen (2017:725) ta ut avgifter för tjänster och nyttigheter som de tillhandahåller. Någon skyldighet att avgiftsfinansiera finns emellertid inte.

För tjänster eller nyttigheter som kommuner och landsting är skyldiga att tillhandahålla får avgifter endast tas ut om det följer av lag eller annan författning.

Om en kommun beslutar att ta betalt får avgifterna inte överstiga kostnaderna (självkostnadsprincipen). Självkostnaderna ska bestämmas för en viss verksamhet, vilket innebär att avgiften för ett enskilt uttag ändå kan överstiga kostnaden för det aktuella utlämnandet.

Både direkta och indirekta kostnader får ingå i kostnadsunderlaget. Det händer att en kommuns egna organ använder informationstjänsterna hos en viss verksamhet, och då bör organet interndebiteras för detta för att självkostnaden ska kunna beräknas på ett korrekt sätt. Exempelvis kan den tekniska förvaltningen i en kommun vidareutnyttja information från skolförvaltningen, och då bör skolförvaltningen ta betalt av tekniska förvaltningen så att man kan beräkna ett korrekt pris för vidareutnyttjare.

Kommunala avgifter får aldrig överstiga avgiftstaket i 7 § PSI-lagen, som beskrivits ovan i detta avsnitt.