Möjligheterna att lämna ut information i elektronisk form beror rent allmänt på myndighetens uppdrag och generella serviceverksamhet. Utlämnandet av viss information begränsas av bestämmelser i offentlighets- och sekretesslagen, personuppgiftslagstiftningen och upphovsrättslagen. En informationsresurs ska i princip bedömas på samma sätt oavsett om det gäller en begäran om information eller tillgängliggörande på internet.

Bedömningen enligt personuppgiftslagens hanteringsregler kan emellertid i praktiken bli något annorlunda när det gäller ett utlämnande på begäran. När informationen lämnas direkt till en viss aktör är ändamålet ofta tydligare och mer avgränsat, och då kan det vara lättare att se om kravet på ändamålskoppling är uppfyllt. Myndigheten måste dock i varje enskilt fall bedöma om syftet stämmer med anledningen till att uppgifterna samlades in. För att kunna lämna ut personuppgifter från en strukturerad sammanställning krävs också rättsligt stöd.

I vissa fall finns en särskild registerförfattning som reglerar om personuppgifter får göras tillgängliga, och då blir bedömningen också något annorlunda. Ett utlämnande av data på begäran i elektronisk form kallas i många registerförfattningar för ”utlämnande på medium för automatiserad behandling”. Förutsättningar för utlämnande i denna form är ofta något större än vad som gäller för ”direktåtkomst”, t.ex. tillgängliggörande på nätet.

Den som får en begäran om utlämnande av personuppgifter bör även uppmärksamma bestämmelsen i 21 kap. 7 § offentlighets- och sekretesslagen. Sekretess gäller för personuppgifter om man kan anta att mottagaren ska behandla dem på ett sätt som strider mot personuppgiftslagen. Denna bestämmelse beskriver vi närmare på sidan om utlämnande av allmän handling.