För att på ett uthålligt och effektivt sätt kunna arbeta med att tillgängliggöra informationsresurser som öppna data är det viktigt att ha en tydlig bild över vilka informationsresurser som finns inom myndigheten. Detta är dock inget steg som myndigheten behöver ta inledningsvis.

Denna vägledning beskriver inte hela processen för att inventera en myndighets alla informationsresurser i samband med arbetet att upprätta en arkivbeskrivning eller dokumenthanteringsplan. Den inriktar sig endast på de delar som har relevans för arbetet med öppna data.

Behov och nytta av en inventering

Det viktigaste när myndigheten börjar arbeta med öppna data är att komma igång med publiceringen av ett antal datamängder som är lätta att tillgängliggöra. Arbetet med öppna data handlar alltså inledningsvis om vad vi kan kalla en tillgångsdriven publicering. I ett senare skede av arbetet kommer det bli aktuellt att tillgängliggöra datamängder som kräver en större arbetsinsats eller kostnad samt datamängder som efterfrågas av externa vidareutnyttjare. Genom att inventera sina informationsresurser och tillgängliggöra resultatet av inventeringen får myndigheten en bra grund för att arbeta med en mer efterfrågestyrd publicering.

Behovet och nyttan av att inventera sina informationsresurser för ett välfungerande arbete med öppna data har identifierats och beskrivits av bland andra Världsbanken, OECD, USA:s och Storbritanniens regeringar samt den svenska E-delegationen. Inom den svenska offentliga förvaltningen finns det redan idag en god grund för en sådan inventering av informationsresurser genom de arkivbeskrivningar, dokumenthanteringsplaner och liknande beskrivningar över allmänna handlingar som upprättats inom myndigheter.

Vem bör ansvara för arbetet?

Om myndigheten har utsett någon att vara ansvarig för arbetet med öppna data så är det den mest lämpliga personen att ansvara för detta arbete. I annat fall kan exempelvis en arkivarie eller en person som ansvarar för verksamhetsutveckling centralt på myndigheten ansvara för arbetet. Den som ansvarar för arbetet bör först gå igenom de beskrivningar av informationsresurser som redan finns i form av arkivbeskrivningar och dokumenthanteringsplaner eller motsvarande. Om de behöver kompletteras bör hen i första hand delegera detta ansvar till de verksamheter som ansvarar för den eller de informationsresurser som behöver beskrivas bättre. Hen bör också tydligt ange på vilket sätt beskrivningarna behöver kompletteras. Det är sedan respektive myndighet som upprättar sina beskrivningar.

I vilken ordning bör it-systemen prioriteras?

Det finns en stor mängd it-system inom varje myndighet. Varje it-system kan i sig innehålla flera uppgifter som behöver dokumenteras. Detta gör att arbetet med att kvalitetssäkra och komplettera de befintliga beskrivningarna över myndighetens informationsresurser kan bli omfattande. Det behöver därför göras prioriteringar över i vilken ordning arbetet med att beskriva de olika it-systemen bör göras.

Det är viktigt att varje myndighet gör sina egna prioriteringar utifrån sina behov, erfarenheter och resurser. Viss vägledning kan fås av nedanstående prioriteringsordning som utgår från de erfarenheter som finns från olika undersökningar samt den nytta som olika datamängder kan bidra med:

  1. System för diarium och arkiv
  2. System för ekonomi, avtals- och leverantörshantering
  3. Verksamhetssystem för geografisk data och miljödata
  4. Övriga verksamhetssystem
  5. Övriga administrativa stödsystem
  6. Tekniska stödsystem

Ännu viktigare att utgå ifrån är de it-system som innehåller informationsresurser som efterfrågas ofta. En annan indikator på att ett it-systems informationsresurser kan vara intressanta att öppna upp är om dessa vidareutnyttjas internt på myndigheten.

Vilken information bör finnas i beskrivningen?

Syftet med beskrivningen i sammanhanget med öppna data är att den ska ge en bild över vilka informationsresurser som finns, var de finns, om det av sekretesskäl är möjligt att ta del av dem, om det finns persondata som inte får lämnas ut, hur lätt eller svårt det är att ta del av dem i öppna maskinläsbara format samt vem som ansvarar för dem.

Utifrån den terminologi som MSB och Riksarkivet använder i sin vägledning för informationskartläggning är det informationslagret och det så kallade informationsbärarlagret som är mest intressanta utifrån ett öppna data-perspektiv. Informationsbärarlagret beskriver de informationsbärare, exempelvis verksamhetssystem, filserver eller molntjänst, där informationen hanteras och lagras. I arkivredovisningssammanhang benämns informationsbäraren ofta förvaringsenhet.

Beskrivning av informationsbärare

Förutom att en förvaringsenhets beteckning, typ, omfattning och fysiska placering ska beskrivas så finns det inga krav på beskrivningen av informationsbärarlagret. Riksarkivet rekommenderar dock att beskrivningen bör anpassas efter bland annat det sökbehov som myndigheten har. I sammanhanget av öppna data är det bra att veta i vilket format informationen finns tillgänglig i informationsbäraren och på vilket sätt den kan extraheras därifrån. En dokumenthanteringsplan eller arkivbeskrivning bör därför innehålla sådan information.

Beskrivning av informationslagret

Beskrivningen ska också innehålla en redogörelse för informationslagret, de uppgifter som finns i de olika it-system (informationsbärare) som används av verksamheten. Det som ska redovisas här är vad som kallas för handlingstyper. En handlingstyp är en fördefinierad sammansättning av uppgifter som exempelvis kan presenteras som en vy på en bildskärm eller som utskrift.

Det är inte alla möjliga handlingstyper som ska beskrivas utan bara de som vanligen används. Beskrivningen bör så utförligt som möjligt redogöra för vilken typ av information som finns i informationslagret.

Den beskrivning av informationsbärare och informationslager som ska göras motsvarar svaret för punkten två i Offentlighets- och sekretesslagen 4 kap 2 §.

Sekretess och personuppgifter

Enligt Offentlighets- och sekretesslagen ska myndigheten i sin beskrivning över hur de organiserar sina allmänna handlingar redogöra för vilka bestämmelser om sekretess de vanligen tillämpar samt om de får sälja personuppgifter. Frågan om möjligheten att sälja personuppgifter kan förstås som all utlämning av personuppgifter som inte görs med stöd av Tryckfrihetsförordningen eller inom ramen för ett reglerat informationsutbyte mellan myndigheter.

Svaret på frågorna om sekretess och försäljning av personuppgifter bör besvaras för varje handlingstyp för sig.

Ansvarig person

Slutligen är det viktigt att veta vem som ansvarar för respektive informationsmängd. Det är denna person som måste besluta om tillgängliggörande av informationen som öppna data eller inte. Det är därför bra om uppgiften om vem som kan lämna närmare uppgifter om myndighetens allmänna handlingar kompletteras med uppgifter om informationsägare för respektive informationsmängd, i alla fall för internt bruk.

Gällande lagstiftning

I svensk lag finns det sedan 1982 en bestämmelse om att myndigheter ska beskriva it-system. Eftersom elektroniskt lagrade uppgifter skiljer sig från traditionella handlingar på så sätt att de inte är fixerade på ett särskilt sätt utan en handling skapas när uppgifterna söks fram ur databasen, ansåg lagstiftaren att det inte var praktiskt möjligt för myndigheterna att registrera dessa uppgifter på vanligt sätt i ett diarium. Det kan hävdas, menades det, att det ”finns ett nära nog oändligt antal ’potentiella’ allmänna handlingar i databasen.” Istället infördes alltså en bestämmelse i den dåvarande sekretesslagens 15 kap om att myndigheterna skulle beskriva sina ADB-system. Syftet med bestämmelsen var att göra det möjligt för enskilda att få en överblick över vilka uppgifter som myndigheterna har tillgång till elektroniskt. Beskrivningen skulle innehålla:

  1. ADB-registrets benämning
  2. ADB-registrets ändamål
  3. Vilka typer av uppgifter i ADB-registret som myndigheten har tillgång till
  4. Hos vilka andra myndigheter ADB-registret är tillgängligt för överföring till läsbar form
  5. Vilka terminaler eller andra tekniska hjälpmedel som enskild får utnyttja hos myndigheten
  6. Vilka bestämmelser om sekretess som myndigheten vanligen tillämpar på uppgifter i ADB-registret
  7. Vem hos myndigheten som kan lämna upplysningar om ADB-registret och dess användning i myndighetens verksamhet.

När Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) antogs fördes bestämmelsen över i modifierad form till 4 kap 2§. I den nya lagen är bestämmelsen teknikneutral. Den innehåller också krav på att beskriva myndighetens organisation och verksamhet samt myndighetens rätt att sälja personuppgifter. Listan över de uppgifter som beskrivningen ska innehålla ser ut enligt följande:

  1. Myndighetens organisation och verksamhet i syfte att underlätta sökande efter allmänna handlingar
  2. Register, förteckningar eller andra sökmedel till myndighetens allmänna handlingar
  3. Tekniska hjälpmedel som enskilda själva kan få använda hos myndigheten för att ta del av allmänna handlingar
  4. Vem hos myndigheten som kan lämna närmare upplysningar om myndighetens allmänna handlingar, deras användning och sökmöjligheter
  5. Vilka bestämmelser om sekretess som myndigheten vanligen tillämpar på uppgifter i sina handlingar
  6. Uppgifter som myndigheten regelbundet hämtar från eller lämnar till andra samt hur och när detta sker.
  7. Myndighetens rätt till försäljning av personuppgifter.

Även om uppräkningarna över vad beskrivningen av ADB-systemen och beskrivningen över hur myndigheten organiserar sina allmänna handlingar ser delvis olika är det inte lagstiftarens syfte att utförligheten i beskrivningen av de uppgifter som finns elektroniskt lagrade ska minska. Förändringen handlar om att skapa teknikneutralitet och att knyta beskrivningen närmare den arkivbeskrivning som ska upprättas enligt Arkivlagen (1990:782) 6§ 10 .

Stöd och hjälp

Hos alla myndigheter finns det redan idag arkivbeskrivningar och någon form av dokumenthanteringsplaner. För dem som står i begrepp att uppdatera sina beskrivningar finns det ett flertal bra vägledningar. Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) har tillsammans med Riksarkivet utarbetat en vägledning för informationskartläggning. Riksarkivet har även tagit fram en vägledning för att redovisa verksamhetsinformation. Utöver dessa vägledningar finns det för kommuner även hjälp att få genom Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor som gjort en översiktlig beskrivning över de krav som ställs och ett förslag till arbetsprocess. Stadsarkivet i Stockholms stad har gjort en beskrivning över hur information beskrivs i Stockholms stad som även kan erbjuda visst stöd åt arbetet i andra kommuner och landsting.